Senso de utilização

O primeiro senso do Programa 5S é o chamado Seiri ou Senso de Utilização. É o nosso ponto inicial para colocar o trabalho em ordem. É saber, antes de tudo, separar o que é útil do que é inútil e o que é necessário do que é desnecessário. Atente que inútil não significa que pode ser jogado fora, e sim que no momento não tem utilidade.

O Senso de Utilização consiste em analisar os locais de trabalho e classificar todos os itens (objetos, materiais, informações, etc.) segundo critérios de utilidade ou frequência de uso, para depois retirar do ambiente tudo o que não precisa estar ali.

Objetos inúteis precisam ser descartados, vendidos, doados ou jogados no lixo. Devemos procurar manter somente o necessário para as atividades na quantidade certa e em condições de uso. Vamos descartar tudo aquilo que foi usado nos últimos meses e que não há previsão de ser usado novamente. Somente o que tiver utilidade imediata deve estar na área de trabalho: coloque perto da máquina, bancada, mesa ou área de trabalho o que se usa toda hora; próximos ao local de trabalho devem ficar os materiais usados poucas vezes no dia; e, no armário, arquivo ou depósito deixamos os materiais usados de vez em quando. Nessa etapa, separamos os objetos e/ou materiais por grau, tipo ou tamanho.

senso de ordenação

O segundo senso do Programa 5S é o chamado Seiton ou Senso de Organização ou de Ordenação. Ele consiste em arrumar objetos, materiais e informações úteis de maneira funcional, possibilitando o acesso rápido e fácil ao que deseja. O lema desse senso é ter cada coisa em um lugar definido de forma a facilitar a localização por qualquer pessoa e a qualquer momento.

Algo imprescindível para a implantação desse senso é a conscientização da importância de sermos pessoas organizadas. O que adianta organizar tudo, se depois vem alguém bagunçando tudo?

Depois de reforçar esse aspecto, você precisa realizar uma pesquisa do layout adequado para o ambiente e de todos os objetos que o compõem. Um ponto interessante é se você documentar por fotos ou filmes o ambiente, assim poderá comparar o "antes" e o "depois" da implantação do segundo S.

É chegada a hora de organizar os objetos. Arrume a disposição dos móveis, organize os materiais que restaram após a etapa de descarte e determine e identifique um lugar para cada objeto. Determine os locais apropriados e os critérios de estocagem de materiais, equipamentos, ferramentas e documentos.

Lembre-se de um fator importante: itens mais velhos devem ser deixados à frente dos mais novos, pois precisam ser usados primeiro, principalmente no caso de materiais com prazo de validade.

Perceba que a organização não ocorre apenas no ambiente físico, no meio virtual ela também é necessária. Nos computadores, identifique arquivos ou pastas e organize os e-mails.

Senso de Limpeza

O terceiro senso do Programa 5S é o chamado Seisou ou Senso de Limpeza. No dicionário, o termo "limpeza" possui os seguintes significados: qualidade de limpo, de asseado; esmero, aprimoramento; coisa bem feita, acabada, caprichada.

Nessa etapa é importante não só executar a limpeza do ambiente, mas também mantê-la. É chegada a hora de educar para não sujar e zelar por tudo que é de nossa responsabilidade.

Ter senso de limpeza significa ter cuidado, eliminar a sujeira para manter o ambiente limpo. O mais importante não é o ato de limpar, mas o ato de não sujar. Além de limpar, precisamos identificar fontes de sujeira e as respectivas causas, para podermos bloqueá-las. O senso de limpeza é indispensável no refeitório e nos banheiros.

Assim, quando se realiza a fase da Limpeza, verifica-se a situação geral da organização. Nesse momento, é possível detectar sujeiras e outros aspectos que possam agredir o homem e o meio ambiente.

Senso de Saúde

O 4º S do Programa 5S's é o Seiketsu ou Senso de Higiene ou Saúde. O Seiketsu visa a melhoria da qualidade de vida, criando condições que favoreçam a saúde física, mental e emocional, a partir de práticas de higiene. O senso de higiene reforça a necessidade de uma mudança comportamental. É chegado o momento de organizar as suas atividades diárias: dedique um tempo só para você, um tempo para a família e os amigos e um tempo para organizar as idéias, os planos pessoais e os objetivos de vida.

Cuidar da higiene é, além da sua limpeza pessoal, também cuidar da sua imagem e da mente. Para ter uma boa imagem pessoal, corte os cabelos, a barba e as unhas, e use sempre roupas e sapatos limpos. É também cuidar do cheiro que você exala. E, no aspecto psicológico, trabalhe a sua auto-estima, administre problemas e conflitos emocionais, expulse os maus sentimentos e tenha empatia.

Além disso, é preciso estar atento ao bem estar coletivo: mantenha um bom clima organizacional, zele pela qualidade das relações de trabalho e mantenha o local de trabalho e as áreas comuns organizados e limpos.

Senso de AUTODISCIPLINA

O Senso de Autodisciplina ou Shitsuke é o 5º S do Programa 5S’s. Esse senso indica o momento em que as pessoas se conscientizam da necessidade de buscar o auto-desenvolvimento e consolidar as melhorias alcançadas com a prática dos “4S” anteriores.

Para conquistar a ordem mantida é preciso exigir de cada pessoa uma autodisciplina constante, muita determinação para manter as conquistas das etapas anteriores e pontualidade nos compromissos assumidos. A ordem mantida é uma facilitadora para libertar a energia criativa e tem como objetivo levar à realização plena das coisas comuns